Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Verwerkingsverantwoordelijke is GovaGenix, gevestigd in Lier (België), ondernemingsnummer en btw-nummer BE 0759.443.781.

• E-mail: info@govagenix.com
• Telefoon: +32 471 72 15 53

Meer gegevens over onze onderneming vindt u op de pagina Wettelijke vermeldingen. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat dat voor onze activiteiten niet verplicht is. Met al uw vragen over privacy kunt u terecht op info@govagenix.com.

2. Welke gegevens verwerken wij?

• Contactgegevens: uw naam, uw e-mailadres en, als u die opgeeft, uw telefoonnummer en de naam van uw onderneming of organisatie.
• Inhoud van uw bericht: uw vraag of offerteaanvraag, de bijlagen die u eventueel meestuurt en onze verdere correspondentie. Bij het contactformulier ook de pagina van onze website van waaruit u het formulier opende.
• Klant- en facturatiegegevens: als u klant wordt, de gegevens van uw contactpersonen, offertes, opdrachten, facturen en betalingen, uw ondernemingsnummer en de gegevens die nodig zijn om via het Peppol-netwerk te factureren.
• Technische gegevens: uw IP-adres en technische kenmerken van uw browser en apparaat. Onze hosting- en beveiligingsdiensten verwerken die om de website en het contactformulier veilig te laten werken.
• Gegevens van ondernemingen die wij zakelijk contacteerden: zie sectie 9.

Op govagenix.com gebruiken wij geen analytische cookies en geen advertentiecookies. Meer daarover leest u in ons cookiebeleid.

Verplichte gegevens. Om uw vraag via het contactformulier te beantwoorden, hebben wij uw naam, uw e-mailadres en uw vraag nodig. Zonder die gegevens kunnen wij u niet antwoorden. Uw telefoonnummer en de naam van uw onderneming zijn vrijblijvend. Wordt u klant, dan hebben wij uw identificatie- en facturatiegegevens nodig; zonder die gegevens kunnen wij geen overeenkomst sluiten of factureren. Deel via het formulier, ook in bijlagen, geen gevoelige gegevens, zoals gegevens over uw gezondheid.

3. Waarom gebruiken wij uw gegevens, en op welke rechtsgrond?

• Uw vraag, offerteaanvraag of ander bericht beantwoorden en een overeenkomst voorbereiden. Wordt u zelf onze klant, dan is de rechtsgrond de voorbereiding van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Neemt u contact op namens een onderneming of organisatie, of om een andere reden, dan steunen wij op ons gerechtvaardigd belang om berichten en zakelijke aanvragen te beantwoorden en op te volgen (art. 6.1.f AVG). Moeten wij een bericht op grond van de wet behandelen, dan is de rechtsgrond die wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• U een ontvangstbevestiging sturen. Ons gerechtvaardigd belang om u te laten weten dat uw bericht goed aankwam (art. 6.1.f AVG). Die bevestiging vertrekt enkel als de botcontrole bij het formulier geslaagd is.
• Opdrachten uitvoeren en de klantrelatie beheren. De uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) als u zelf de klant bent. Voor contactpersonen van een klant: ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met hun organisatie uit te voeren (art. 6.1.f AVG).
• Misbruik van de website en het contactformulier voorkomen. Met een botcontrole, een tijdelijke beperking van het aantal inzendingen per IP-adres en technische logboeken. Ons gerechtvaardigd belang bij een veilige website en mailbox (art. 6.1.f AVG).
• Facturen opmaken en onze boekhouding voeren. Een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Onze rechten vaststellen, uitoefenen of verdedigen, bijvoorbeeld bij een betwisting. Ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
• Ondernemingen per e-mail onze diensten voorstellen (prospectie). Ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan ondernemingen voor te stellen (art. 6.1.f AVG). Dat gebeurt op dit moment niet; zie sectie 9.

Waar wij op ons gerechtvaardigd belang steunen, gebruiken wij enkel de gegevens die voor dat doel nodig zijn, bewaren wij ze niet langer dan nodig en kunt u zich ertegen verzetten (secties 7 en 8). Op verzoek lichten wij de afweging toe die wij daarbij maakten.

4. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

• Uw bericht via het contactformulier en onze verdere correspondentie: tot 2 jaar na ons laatste contact. Volgt er een opdracht, dan geldt de termijn voor klantgegevens.
• De kopie van de e-mails bij onze verzenddienst Resend: 30 dagen.
• Technische logboeken van Cloudflare bij het contactformulier: maximaal 7 dagen.
• Uw IP-adres voor de beperking van het aantal inzendingen: enkel kortstondig in het werkgeheugen van de server, nooit in een bestand of databank. Het telt 10 minuten mee voor die beperking.
• Klant-, opdracht- en factuurgegevens: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar na de afsluiting van het boekjaar, zoals de boekhoudkundige en fiscale wetgeving vandaag voorschrijft.
• Gegevens van ondernemingen die wij voor prospectie selecteerden of contacteerden: zie sectie 9.

Loopt er een geschil, dan bewaren wij de gegevens die daarvoor nodig zijn tot het geschil definitief is afgehandeld.

5. Wie ontvangt uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij werken met deze dienstverleners:

• Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten): hosting en beveiliging van deze website, inclusief de botcontrole Turnstile bij ons contactformulier en de technische logboeken. Cloudflare verwerkt daarvoor uw IP-adres en technische kenmerken van uw browser en apparaat. Voor het verbeteren van de botdetectie van Turnstile is Cloudflare zelf verantwoordelijk.
• Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten): verstuurt uw bericht naar onze mailbox en, waar van toepassing, de ontvangstbevestiging naar u. De e-mails vertrekken via servers van Amazon Web Services in Ierland. Resend bewaart ze 30 dagen in zijn verzendlogboek.
• Microsoft (Microsoft 365): onze mailbox info@govagenix.com, waarin uw bericht en onze verdere correspondentie bewaard worden.
• Calendly, LLC (Verenigde Staten): onze agendadienst, enkel wanneer u via een link in een van onze e-mails een kennismaking plant.
• Onze boekhouder en de dienstverlener waarmee wij facturen via het Peppol-netwerk versturen: enkel voor klanten, om onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen.
• Overheden, zoals de belastingadministratie, wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Met de dienstverleners die als onze verwerker optreden, gelden verwerkersovereenkomsten volgens artikel 28 AVG. Gebruikt een dienstverlener gegevens ook voor eigen doeleinden, zoals Cloudflare voor het verbeteren van Turnstile, dan is hij daarvoor zelf verantwoordelijk.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare, Resend, Microsoft en Calendly zijn Amerikaanse ondernemingen of maken deel uit van een Amerikaanse groep. Uw gegevens kunnen daardoor ook in de Verenigde Staten verwerkt worden. Die doorgifte steunt op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-VS Data Privacy Framework (art. 45 AVG), voor de ondernemingen die daarvoor gecertificeerd zijn, en daarnaast op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46 AVG). Een kopie van die waarborgen kunt u opvragen via info@govagenix.com.

7. Uw rechten

• Inzage: weten welke gegevens wij over u verwerken en er een kopie van krijgen (art. 15 AVG).
• Verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16 AVG).
• Wissing van uw gegevens wanneer wij ze niet meer nodig hebben of er geen rechtsgrond meer voor is (art. 17 AVG).
• Beperking van de verwerking, bijvoorbeeld zolang wij een betwisting onderzoeken (art. 18 AVG).
• Overdraagbaarheid: de gegevens die u ons zelf gaf in een gangbaar formaat ontvangen, voor verwerkingen op basis van uw toestemming of van een overeenkomst met u (art. 20 AVG).
• Bezwaar tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie (art. 21.1 AVG).

Mail uw verzoek naar info@govagenix.com. Wij antwoorden binnen een maand. Is uw verzoek complex of krijgen wij veel verzoeken, dan kan die termijn met twee maanden verlengd worden; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten. Twijfelen wij aan uw identiteit, dan kunnen wij u vragen die te bevestigen.

Geautomatiseerde besluitvorming. Wij nemen geen beslissingen over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten.

Klacht. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. U kunt ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

8. Verzet tegen direct marketing

U kunt zich altijd en kosteloos verzetten tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing, zonder een reden op te geven. Antwoord daarvoor met ‘uitschrijven’ op onze e-mail, of mail naar info@govagenix.com. Wij bevestigen uw verzet per e-mail en gebruiken uw gegevens daarna niet meer voor dat doel. Wij bewaren dan enkel uw e-mailadres op een blokkeerlijst, zodat wij u niet opnieuw contacteren.

9. Zakelijke prospectie

Tot juni 2026 contacteerde GovaGenix ondernemingen per e-mail met een voorstel, soms gevolgd door één herinnering. Die ondernemingen en hun gegevens selecteerden wij uit openbare bronnen: Google Maps, Gouden Gids, de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), de website van de onderneming en zoekresultaten van zoekmachines. De e-mails werden verstuurd via Resend en bevatten een link naar onze agendadienst Calendly. Sinds juni 2026 vertrekken er geen prospectiemails meer, en sinds 9 oktober 2026 is die werkwijze stopgezet.

Welke gegevens wij nog bewaren. Van de ondernemingen die wij selecteerden of contacteerden, bewaren wij de bedrijfsnaam, de sector, de gemeente en soms het adres, de website, het e-mailadres en het telefoonnummer die wij vonden, de score en het aantal recensies op Google Maps, korte notities (zoals of er al eerder contact was) en de verzendgeschiedenis (datum en inhoud van de verstuurde e-mails). Voor zover die gegevens een persoon identificeren, zoals de naam of het telefoonnummer van een zelfstandige of een e-mailadres op naam, zijn het persoonsgegevens.

Rechtsgrond en bewaartermijn. Wij verwerken deze gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze diensten aan ondernemingen voor te stellen (art. 6.1.f AVG). Wij bewaren ze maximaal 12 maanden na ons laatste contact met de onderneming of, als wij geen contact opnamen, na de datum waarop wij de gegevens verzamelden. Daarna wissen wij ze. Na een verzet bewaren wij enkel het e-mailadres op een blokkeerlijst, zodat wij niet opnieuw contact opnemen.

Als wij opnieuw prospecteren. Wij prospecteren pas opnieuw wanneer dat aan deze regels voldoet:

• wij mailen enkel naar algemene e-mailadressen van rechtspersonen, zoals vennootschappen (bijvoorbeeld info@), en niet naar persoonlijke adressen of naar ondernemingen die geen rechtspersoon zijn;
• onze e-mails bevatten geen meetpixels en geen volglinks;
• elke e-mail vermeldt waar wij de gegevens vonden, verwijst naar dit privacybeleid en legt uit hoe u zich kosteloos kunt verzetten;
• wij bevestigen elke uitschrijving per e-mail en raadplegen vóór elke verzending onze blokkeerlijst.

U kunt zich altijd verzetten tegen dit gebruik van uw gegevens: zie sectie 8.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Deze website gebruikt versleutelde verbindingen (HTTPS). Het contactformulier slaat uw bericht en eventuele bijlagen niet op de website zelf op, maar stuurt ze via onze verzenddienst naar onze mailbox.

11. Wijzigingen

Wij passen dit privacybeleid aan wanneer onze verwerkingen of de regels veranderen. De datum bovenaan deze pagina toont de laatste wijziging. Willen wij uw gegevens voor een nieuw doel gebruiken, dan passen wij eerst dit beleid aan en vragen wij uw toestemming wanneer de wet dat vereist. Vorige versies kunt u opvragen via info@govagenix.com.