Wat er precies veranderd is
Sinds 1 januari 2026 moeten alle facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen uitgewisseld worden als gestructureerde elektronische facturen. Een pdf per e-mail of een papieren factuur voldoet voor die B2B-facturen niet meer aan de wet. De facturen reizen voortaan rechtstreeks van software naar software, via het Peppol-netwerk, in het formaat Peppol BIS (gebaseerd op UBL).
De verplichting werd vastgelegd in de wet van 6 februari 2024 en kwam dus niet uit de lucht vallen. De overheid voorzag een tolerantieperiode van januari tot maart 2026; die is intussen afgelopen.
Voor wie geldt de verplichting?
Voor elke in België gevestigde btw-plichtige die factureert aan een andere btw-plichtige. Dus ook eenmanszaken, vrije beroepen en de kleinste KMO’s: sector, grootte of rechtsvorm spelen geen rol. Facturen aan particulieren (B2C) vallen er voorlopig buiten, en voor facturen aan de overheid bestond de verplichting al langer.
Belangrijk: ook óntvangen moet u kunnen. Elke btw-plichtige onderneming moet minstens in staat zijn om Peppol-facturen te ontvangen, ook als u zelf vooral aan particulieren verkoopt.
Hoe werkt Peppol in de praktijk?
Peppol is een beveiligd Europees netwerk waarop bedrijven gestructureerde documenten uitwisselen. U verbindt zich via een zogenaamd Access Point: vergelijk het met een telecomprovider voor facturen. De meeste Belgische boekhoud- en facturatiepakketten hebben dat intussen ingebouwd.
Uw zaak krijgt op het netwerk een uniek Peppol-adres op basis van uw KBO-ondernemingsnummer. Stuurt u een factuur, dan komt die rechtstreeks en gecontroleerd in de software van uw klant terecht: geen zoekgeraakte mails, geen overtypen, geen valse facturen van een vervalst e-mailadres.
Wat riskeert u als u niet in orde bent?
Wie niet over de technische mogelijkheid beschikt om e-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert een boete van 1.500 euro bij een eerste inbreuk, oplopend tot 5.000 euro bij herhaling. Daarnaast kan een niet-conforme factuur discussies opleveren over btw-aftrek bij uw klant, en dat is commercieel vaak pijnlijker dan de boete zelf.
De overheid betaalt mee
De overstap wordt fiscaal aangemoedigd. Facturatiesoftware via abonnement geniet een verhoogde kostenaftrek van 120 procent (inkomstenjaren 2024 tot en met 2027), en voor digitale investeringen bestaat een verhoogde investeringsaftrek van 20 procent. Netto kost de omschakeling dus vaak minder dan gevreesd.
Zie het niet als een verplichting, maar als een hefboom
E-facturatie is de perfecte aanleiding om uw administratie te moderniseren. Omdat facturen voortaan gestructureerd binnenkomen, kan uw software ze automatisch inboeken, categoriseren en klaarzetten voor betaling. Gekoppeld aan uw planning of offertesysteem verdwijnt het dubbel typwerk helemaal.
En dit is pas het begin: vanaf 2028 volgt de Europese ViDA-regelgeving en tegen 2030 wordt ook grensoverschrijdende e-facturatie de norm. Wie zijn systemen nu goed opzet, hoeft daar straks niets meer voor te doen.
Wat GovaGenix voor u kan doen
Wij verkopen geen boekhoudsoftware, maar zorgen dat uw systemen met elkaar praten: uw facturatiepakket gekoppeld aan uw planning, uw webshop of uw offertes, zodat een goedgekeurde offerte vanzelf een correcte Peppol-factuur wordt. Twijfelt u of uw huidige werkwijze in orde is? In een kort gesprek brengen we het in kaart.
Hulp nodig om uw facturatie Peppol-klaar te maken?
In een gesprek van een halfuur weet u waar u staat en wat het zou kosten. Vrijblijvend, zonder verkooppraat.