Het probleem: twee systemen, dubbel typwerk
Een klus wordt ingepland in het ene pakket, uitgevoerd, en daarna handmatig overgenomen in het andere: klantgegevens, uren, materiaal, prijs. Dat kost elke dag een kwartier tot een uur, en elk overtypmoment is een kans op fouten: een verkeerde prijs, een vergeten werf, een factuur die nooit vertrekt.
Het sluipende gevolg is erger dan de verloren tijd: facturen vertrekken later, en wat niet gefactureerd wordt, wordt niet betaald.
Wat een koppeling precies doet
Moderne software heeft bijna altijd een API: een technische aansluiting waarlangs andere programma’s gegevens mogen lezen en schrijven. Een koppeling is een klein stuk eigen software dat die aansluitingen met elkaar verbindt: zodra een klus in uw planning op “afgewerkt” staat, maakt de koppeling in uw boekhoudpakket automatisch een conceptfactuur aan met de juiste klant, uren en tarieven.
U houdt de controle: de factuur staat klaar, u kijkt ze na en verstuurt ze, sinds dit jaar meteen als Peppol-factuur. Het enige dat verdwenen is, is het overtikken.
Wat het oplevert
Reken zelf: een halfuur typwerk per dag is ruim honderd uur per jaar. Daarbovenop factureert u sneller (de factuur staat klaar op de dag van de klus, niet aan het einde van de maand), verdwijnen de overtypfouten en heeft u op elk moment een actueel beeld van wat er nog gefactureerd moet worden.
Waar u op let
Vraag eerst of uw pakketten een open API hebben; bij de gangbare Belgische boekhoud- en planningssoftware is dat vrijwel altijd zo. Spreek daarna af wat het “leidende” systeem is voor elk gegeven (klantgegevens uit het ene, prijzen uit het andere), zodat er nooit twee waarheden ontstaan. En begin met één richting en één gegevensstroom; uitbreiden kan altijd.
Hoe GovaGenix dit aanpakt
Wij bouwen koppelingen rond uw bestaande software, dus zonder dat u van pakket hoeft te veranderen. Eerst brengen we in kaart welke gegevens waar leven, dan verbinden we de eerste stroom en meten we de gewonnen tijd. U wordt eigenaar van de koppeling, zonder verplicht abonnement bij ons.
Weten of uw pakketten te koppelen zijn?
In een gesprek van een halfuur weet u waar u staat en wat het zou kosten. Vrijblijvend, zonder verkooppraat.